Pengelolaan arsip yang baik merupakan bagian terpenting bagi seluruh perusahaan atau instansi. Pengelolaan yang baik bisa diwujudkan dengan adanya sarana yang menunjang pengelolaan arsip, seperti rak arsip, tempat simpan box arsip, folder dan perlatan penunjang lainnya. Peralatan yang paling penting dalam proses pengelolaan ini adalah box arsip dan juga folder penyimpanan arsip. Dalam pengelolaan biasanya ada standar yang diberlakukan untuk box arsip dan folder seperti bahan yang digunakan, ukuran dan lain sebagainya.
Berikut ini adalah standar box dan folder arsip:
1. Standar Box Arsip
Spesifikasi untuk standar box arsip dilihat dari bahan yang digunakan, ukuran, dan fungsi, sebagai berikut:
- Bahan yang digunakan untuk box arsip terbuat dari karton yang bergelombang yang terbuat dari beberapa lapisan kertas medium bergelombang dan memiliki penyekat dan pelapis yang terbuat dari kertas lainer. Keadaan box bersih, lembaran pada kartonya rata, tidak berlubang dan tidak kusut.
- Ukuran box dibagi menjadi dua ukuruan, yaitu box ukuran kecil dan besar. Box ukuran kecil memiliki lebar 9 cm, Panjang 37 cm dan tinggi 27 cm. Sedangkan untuk ukuran besar memiliki lebar 19 cm, Panjang 37 cm, dan tinggi 27 cm.
- Box arsip berbentuk persegi Panjang, untuk menjamin sirkulasi udara yang baik pada box arsip, setiap box memiliki lubang ventilasi. Lubang pada box besar memiliki diameter 3 cm, sedangkan untuk yang kecil berdiameter 2,5 cm.
- Warna box arsip beragam seperti coklat, coklat muda, biru muda dan warna yang tidak mencolok lainnya.
- Fungsinya sebagai sarana penyimpanan agar mudah disimpan dan mudah untuk ditemukan Kembali.
- Untuk memudahkan pengambilan dan pengembalian arsip, setiap box arsip tidak diisi penuh.
- Agar arsip tidak melengkung, setiap box arsip juga tidak diisi terlalu sedikit. Toleransi kekosongan arsip yaitu 1cm.
2. Standar Folder Arsip
Folder adalah sarana untuk menyimpan arsip yang terbuat dari manila karton yang memiliki bentuk seperti map. Spesifikasi untuk standar folder arsip dilihat dari bahan yang digunakan, ukuran, dan fungsi, sebagai berikut:
- Untuk bahan standar folder bisa dipilih yang sudah mendapatkan label SNI, karena beberapa folder sudah teruji ketahanan terhadap jamur, daya serap air, kekerasan nilai penempatan dan daya tembus udara kertas dan karton, uji kadar AirPulp dan tebal lembaran. Keadaan folder tidak kaku, tidak berlubang, tidak bergelombang dan tidak kusut.
- Folder yang digunakan berbentuk map dengan bagian menonjol sebelah kanan atau tab yang berfungsi sebagai sebagai tempat penulisan kode arsip.
- Folder besar berfungsi sebagai tempat penyimpanan arsip kertas, dan folder kecil untuk tempat penyimpanan kartu deskripsi.
- Folder dapat menampung arsip sebanyak 150 lembar kertas atau arsip setebal 3 cm.
- Penempatan folder yaitu dibelakang guide dalam filling cabinet.
Source: http://dpad.jogjaprov.go.id/article/archive/vieww/standar-boks-arsip-732
http://dpad.jogjaprov.go.id/article/archive/vieww/standar-folder-arsip-731